A veces la lista de cosas por hacer crece tan rápido como las ganas de no hacer nada. A eso hay que sumarle la necesidad de tiempo para uno mismo, para la familia y para los amigos ¿Cuántas veces no has tenido la sensación de que no hay tiempo suficiente para cumplir con todo?
Sin embargo, hay formas de lograr nuestras metas y aprovechar mejor el tiempo. Toma en cuenta estas 7 consideraciones para ser más productivo:
1. Evitar posponer actividades
A veces nos encontramos con el dilema de dejar algo para después, y casi siempre tenemos un motivo valedero. Por ejemplo, puede ser no saber como resolver un asunto, que la tarea es demasiado difícil o tal vez no nos sentimos a gusto haciéndola.
Hay que intentar centrarse en el verdadero motivo de por qué uno pospone sus actividades. Y cuando ese motivo sea descubierto, hay que empezar a trabajar en una solución.
Por ejemplo, si el caso es que uno se siente abrumado, es conveniente dividir la tarea en partes más pequeñas e ir resolviéndolas poco a poco. Si el obstáculo es la falta de conocimientos, según sea el caso, uno puede buscar bibliografía que aclare la situación o consultar a un tercero sobre la resolución del mismo.
Hay que evitar quedarse con una tarea sin realizar ya que con el paso del tiempo se vuelve más difícil de resolver (uno se cansa y se predispone negativamente), y además se acumula con las nuevas obligaciones.
2. Realizar múltiples actividades al mismo tiempo
La mayoría de la gente intenta hacer varias cosas al mismo tiempo, pensando que de esa manera logrará cumplir con más objetivos más rápido. Uno se autoconvence de que está haciendo mucho, pero no es así.
Cuando nada capta totalmente tu atención, existe mayor posibilidad de cometer errores. A la larga, terminarás gastando mayor cantidad de tiempo corrigiendo errores y enderezando el rumbo.
Ten la seguridad (y recuérdatelo diariamente) que centrando toda tu atención en una cosa a la vez lograrás mejores resultados.
3. Gastar tiempo en tareas que no producen ganancias
La capacidad para delegar distingue a los gerentes exitosos. Y realizar una tarea que resulte difícil o aburrida reduce rápidamente la energía y el entusiasmo.
Hay que admitir que uno no puede hacer todo. Después es indispensable comenzar a delegar ciertas tareas a gente que sea mejor que uno haciéndolas, y dedicarse sólo a las actividades en las que realmente somos buenos.
El primer paso para decidir qué tareas necesitas delegar, es determinar el uso más rentable de tu tiempo. Para ello aplica el Principio de Pareto: la regla 20/80
Esta regla establece que el 20% de tus actividades produce el 80% de los resultados. Por lo tanto, para establecer prioridades en la lista de cosas por hacer, conviene determinar las tareas que entran en el 20%, y visualizar los beneficios que generan.
Cuando hayas identificado las actividades que generan más ingresos, sabrás que tareas delegar.
4. Falta de planeamiento
Si no sabés a dónde queres ir, no vas a llegar a ningún lado. Hay que estar permanentemente enfocado en refrescar los objetivos.
Hacer una lista de las metas que tenemos puede ayudar mucho: escribir estimula la creatividad y transforma ideas difusas en un plan claro y concreto.
Programar las actividades del día siguiente antes de ir a dormir puede ser muy efectivo. De esta manera se puede estimular que el subconsciente trabaje en las metas mientras dormirmos. Así, cuando despertemos, nos sentiremos con más control de las cosas por hacer y listos para hacerle frente.
5. Volver a enfrentar las mismas tareas
Hay que hacer, desechar o delegar, pero no dejar las cosas sin concluir. Conviene hacer las cosas de una sola vez y con detenimiento, evaluando todos sus aspectos y decidiendo de qué manera conviene enfrentarlos.
Una vez que hayamos comenzado una tarea, hay que seguir con la misma hasta terminarla. Cuando uno vuelve a una tarea que no finalizó, hay que contar con tiempo extra para refamiliarizarse y recordar en que parte se abandonó.
Completar una tarea exitósamente, no importa lo pequeña que sea, nos da una excelente sensación de éxito y nos invita a asumir mejor otras actividades que aparecen en nuestro camino.
6. La desorganización
¿Sabías que no estar organizado suele hacernos perder por lo menos una hora más al día de nuestra productividad?… ¿Podemos aceptar perder cinco horas a la semana simplemente por el hecho de no tener una buena organización?. Claro que no.
Mantener el escritorio, papeles y área de trabajo limpios y ordenados nos hace ser más productivos. Te vas a concentrar mejor en tus actividades diarias, encontrarás las cosas que necesites más rápidamente, y te sentirás con mayor control de tu vida.
7. Falta de equilibrio en las actividades
Como la mayoría de la gente, seguramente empezaste a trabajar para poder disfrutar un poco más de la vida. Sin embargo, muchas personas pierden de vista este objetivo. Se preocupan tanto por los negocios que terminan sacrificando su propio bienestar y el de su familia.
Muchos no se dan cuenta de que el estrés se acumula, la gente se cansa, y la productividad cae en picada.
Asegúrate de mantener por lo menos un día a la semana para el ocio, y para estar con las personas que te importan.
Tampoco hay que olvidarse de cuidar la salud: es importante dedicar parte del tiempo todos los días para hacer una actividad de disfrute (mirar televisión, leer, salir a caminar).
Al llevar una vida equilibrada, uno se asegura de gozar de buena salud, tener una excelente vida familiar y encontrar la paz mental.
Todas las actividades, ya sea estudio o trabajo, demandan muchísimo de cada uno. Sin embargo, con determinación y disciplina, uno puede organizarse y cumplir con todos nuestros objetivos sin necesidad de estresarse o vivir infelizmente.
(Texto basado en artículo de Michele O’Reggio, publicado en inglés en LifeOrganizer.com)